各教学单位、部门：

为了全面、准确、详细地记载学校的建设和发展进程，更好地为学校领导决策提供参考，为各单位、部门及广大师生提供有效服务，按照《吉林工商学院档案归档范围》的有关要求，现就开展2016年度学校档案立卷归档工作通知如下：

一、立卷部门

学校各教学单位、部门。

二、立卷方式

学校继续实行各教学单位、部门立卷归档制度。各单位、部门在党务、行政、教学、学生、科研、基建、财务、设备管理等各项职务活动中形成的文件材料或具有艺术价值和实用价值的实物档案，必须按照规定进行归档，按时移交档案馆。

三、归档内容

按照《吉林工商学院档案归档范围》执行。

四、归档形式

学校实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档的档案材料可为纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带及实物等各种载体形式。

五、归档时间

1、归档材料时间范围：2016年1月1日—2016年12月31日；

2、立卷归档工作截止时间：2017年10月22日。

六、相关要求

1、各教学单位、部门一定要高度重视此项工作，要指定一名行政负责人分管此项工作，指定一名专、兼职档案管理员具体负责此项工作，并将此项工作纳入其岗位工作职责。

2、学校的各类档案实行统一集中管理。按照《吉林工商学院档案归档范围》的有关规定，已纳入归档范围和归档内容的各类档案材料，任何单位、部门及个人不得以任何理由和借口长期滞留或据为己有，也不可为图工作方便，由各单位、部门自行保存。

3、各教学单位、部门一定要以此次立卷归档工作为契机，对本单位、部门档案材料的归档情况进行认真清理，查看以前是否有漏归或应归档而未归档的档案材料，如有此种情况，请及时与档案馆联系，以便做好这些档案材料的立卷归档工作。

4、各教学单位、部门档案工作负责人及专、兼职档案管理员一定要本着严肃认真、高度负责、科学严谨的态度，严格按照立卷归档工作的有关程序和要求，做好本单位、部门档案的立卷归档工作。

5、各教学单位、部门必须严格按照规定的归档时间，将移交的归档文件目录及档案材料向档案馆进行移交。归档文件目录须经各单位、部门主要领导及专、兼职档案档案管理员审核签字后，打印装订成册，一式两份（附电子版），会同归档材料移交到档案馆。目录经鉴字验收后，由各单位、部门保存一份，档案馆保存一份。

6、对在此项工作中玩忽职守，不按规定归档、拒绝归档、不按期移交档案，或利用职务之便将档案据为己有，或擅自销毁档案，造成严重后果的人员，学校将严格依据国家有关的法律法规和相关规定进行处罚。

7、请各教学单位、部门将档案工作负责人及专、兼职档案管理员名单于2017年10月11日前报到档案馆。联系人：董博宇、万立新，联系电话：82306289。

附件：   1、《吉林工商学院档案归档范围》

         2、《归档文件目录封皮》

         3、《归档文件目录》